¿Qué gastos son deducibles para una empresa?

Desde Asesoría Hidalgo te contamos qué gastos son deducibles para una empresa según los requisitos que exige Hacienda:

• Deben ser gastos vinculados a la actividad económica realizada por el autónomo, o como dice Hacienda, que estén “afectos” a la “misma”.
• Deben encontrarse convenientemente justificados mediante las correspondientes facturas. En ocasiones pueden valer tickets o recibos.
• Deben estar registrados contablemente por el autónomo en sus correspondientes libros de gastos e inversiones.

De estos tres criterios el más peculiar es el primero,ya que para determinadas partidas de gasto el autónomo deberá demostrar que corresponden a su actividad profesional y no a su vida privada. Esto ocurre por ejemplo con la vivienda propia si allí se desarrolla la actividad,siendo necesario determinar el porcentaje del gasto que se puede afectar a la actividad y el que no. También ocurre con el combustible,Hacienda considera deducible sólo el 50% del gasto,el otro 50% lo considera un gasto de la vida privada por lo tanto no deducible,excepto cuando son furgonetas o elementos de transporte industriales.

Ten en cuenta que todo gasto relacionado con tu actividad es deducible,aunque deberás justificarlo,por lo que conviene documentarlos y llevar el libro de gastos explicando el detalle de cada factura (por ejemplo es imprescindible en las facturas de combustible que se indique la matrícula del vehículo) para que en el caso de tener una inspección puedas defenderte adecuadamente. Y no conviene que abuses inflando tus gastos porque en caso de que te inspeccionen no podrás defenderlo y será peor.

En cuanto al segundo requisito,es el que está detrás de esa sana costumbre de los autónomos de pedir factura de todo.

Relación de gastos deducibles en el IRPF

A continuación relacionamos los gastos más habituales que debe considerar el autónomo,siguiendo la relación establecida por Hacienda:

• • Consumos de explotación: compras de mercaderías,materias primas y auxiliares,combustibles,elementos y conjuntos incorporables,envases,embalajes y material de oficina. El consumo del ejercicio se calcula de acuerdo a la siguiente fórmula: Consumos = existencias iniciales  + compras  – existencias finales.

• • Sueldos y salarios: pagos a los trabajadores en concepto de sueldos,pagas extraordinarias,dietas y asignaciones para gastos de viajes,retribuciones en especie,premios e indemnizaciones.

• • Seguridad social a cargo de la empresa: cotizaciones derivadas de la contratación de trabajadores más las correspondientes al empresario autónomo. Por lo que se refiere a las aportaciones a mutualidades de previsión social,sólo serán deducibles las de los profesionales autónomos no integrados en el régimen especial de trabajadores autónomos que tengan la alternativa legal de cotizar a una mutua ,con un máximo de 4.500 euros anuales.

• • Otros gastos de personal: incluye gastos de formación,indemnizaciones por rescisión de contrato,seguros de accidentes del personal,obsequios (ej- cestas de navidad) y contribuciones a planes de pensiones o a planes de previsión social empresarial.

• • Arrendamientos y cánones: alquileres,cánones,asistencia técnica,cuotas de arrendamiento financiero (leasing) que no tenga por objeto terrenos,solares u otros activos no amortizables.

• • Reparaciones y conservación:gastos de mantenimiento,repuestos y adaptación de bienes materiales. No se incluyen los que supongan una ampliación o mejora,ya que se consideran inversiones amortizables en varios años.

• • Servicios de profesionales independientes: honorarios de economistas,abogados,auditores,notarios así como las comisiones de agentes comerciales o mediadores independientes.

• • Otros servicios exteriores: gastos en investigación y desarrollo,transportes,primas de seguros,servicios bancarios,publicidad,relaciones públicas,suministros de electricidad,agua y telefonía y otros gastos de oficina no incluidos en los conceptos anteriores.

• • Tributos fiscalmente deducibles: el impuesto de bienes inmuebles (IBI),el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas,recargos y contribuciones estatales. No serán deducibles ni las sanciones ni los recargos de apremio o por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.

• • IVA soportado: sólo será deducible cuando no sea desgravable a través de la declaración de IVA,es decir,que no presenten declaraciones trimestrales de IVA y por tanto no tengan derecho a deducirse las cuotas soportadas. Lo que ocurre en actividades exentas de IVA (ej- medicina) y en actividades acogidas a algunos regímenes especiales (régimen especial de recargo de equivalencia y régimen especial de la agricultura,ganadería y pesca).

• • Gastos financieros: intereses de préstamos y créditos,gastos de descuento de efectos,recargos por aplazamiento de pago de deudas,intereses de demora de aplazamientos de los pagos a Hacienda. No se incluirán los que se deriven de la utilización de capital propio.

• • Amortizaciones: importe del deterioro o depreciación de las inversiones contempladas como inmovilizado material o intangible afecto a la actividad. Su cálculo se realizará conforme a lo estipulado en el impuesto de sociedades. En estimación directa normal puede revestir mayor complejidad al existir supuestos de libertad de amortización.