Cómo contabilizar una provisión de fondos y posibles problemas

La provisión de fondos en contabilidad es una cantidad de dinero entregada por un cliente a un profesional para cubrir gastos previsibles en relación a un caso o de honorarios. Es importante determinar el momento adecuado para crearla y la cantidad exacta que se debe asignar para evitar un desequilibrio en el balance general. 

La provisión se puede contabilizar como un pasivo o un activo, y debe llevarse un seguimiento detallado para evitar confusiones o errores contables. Desde la Asesoría Hidalgo te lo contamos todo acerca de cómo contabilizar una provisión de fondos. 

¿Qué es una provisión de fondos?

Una provisión de fondos es una cantidad de dinero entregada por un cliente a un profesional para cubrir gastos previsibles en relación a un caso o de honorarios. Esta provisión garantiza que el profesional pueda cubrir los gastos relacionados con el trabajo que llevará a cabo para su cliente.

¿Por qué es importante crear una provisión?

Crear una provisión de fondos es importante porque permite al profesional asegurarse de que no habrá problemas para cubrir los costos relacionados con un caso o proyecto en particular. Es muy importante contabilizar la provisión de fondos. 

Al establecer una provisión, el cliente se compromete a proporcionar una cantidad específica de dinero que cubrirá los gastos previsibles. Esto garantiza que el profesional pueda llevar a cabo el trabajo sin tener que preocuparse por el costo.

Procedimiento para crear una provisión

Para crear una provisión de fondos, el profesional debe establecer un acuerdo por escrito con el cliente, que indique el monto a cubrir y los límites de presupuesto que se han acordado. Es importante que el cliente establezca la provisión de fondos antes de que comience el trabajo, de manera que el profesional pueda utilizar la cantidad prevista para cubrir los costos relacionados con el trabajo.

¿Cómo afecta la creación de una provisión al balance general?

La creación de una provisión de fondos puede afectar el balance general de la empresa. Esta provisión se registra como una responsabilidad, lo que significa que aumentará el pasivo y, al mismo tiempo, disminuirá el activo. Si la provisión de fondos no se utiliza en su totalidad, el saldo restante se mantiene como un pasivo.

Diferencia entre provisión de fondos, anticipos y gastos suplidos

Es importante tener en cuenta que la provisión de fondos es diferente a los anticipos y gastos suplidos. Los anticipos son pagos que se realizan antes de comenzar el trabajo o de recibir un bien o servicio, mientras que los gastos suplidos se registran como gastos en el momento en que se incurren. Las provisiones de fondos, por otro lado, se crean específicamente para cubrir los gastos previsibles.

Ventajas de solicitar una provisión de fondos en servicios profesionales

Solicitar una provisión de fondos en servicios profesionales tiene varias ventajas. En primer lugar, ayuda a minimizar los riesgos de morosidad y garantiza que el profesional tenga los recursos necesarios para llevar a cabo el trabajo. Además, la creación de una provisión de fondos puede ayudar a reducir el tiempo necesario para gestionar los costos y los pagos, lo que permite que el proyecto se complete de manera más rápida y eficiente.

Contabilización de una provisión de fondos

Para contabilizar una provisión de fondos correctamente es necesario tener en cuenta varios aspectos importantes que nos ayudarán a evitar problemas contables en el futuro. En esta sección hablaremos sobre la contabilización de las provisiones de fondos, el tratamiento fiscal, los problemas que pueden surgir al contabilizar una provisión y las operaciones realizadas por cuenta de terceros en el sector de la Hostelería. Toda esta información te la cuentan expertos de nuestra gestoría en Vallecas. Si esa zona no te viene bien, tranquilo, tenemos muchas ubicaciones. 

¿Cómo se contabiliza una provisión de fondos?

Para contabilizar una provisión de fondos, se debe crear una cuenta de pasivo en el balance general que represente dicha provisión.

Por ejemplo, si un cliente nos entrega 2000€ en concepto de provisión de fondos, se crea una cuenta de pasivo llamada “Provisión de Fondos” en el balance general, y se registra el asiento contable:

• Provisión de fondos (pasivo) 2000€
• Banco 2000€

Es importante llevar un seguimiento detallado de los gastos que se realizan con esa provisión, ya que cualquier desajuste en la cantidad de dinero depositado por el cliente y los gastos realizados podría generar un desequilibrio en el balance general de la empresa.

Tratamiento fiscal de la provisión de fondos

La provisión de fondos no está sujeta a IVA ni a retención, ya que simplemente es una cantidad anticipada para cubrir gastos en el futuro.

Problemas que pueden surgir al contabilizar una provisión de fondos

• Creación de una provisión precipitada sin conocer exactamente los gastos que se van a realizar.
• Errores en la contabilización que generan desajustes en el balance de la empresa.
• Dificultad para llevar un seguimiento detallado de los gastos.

Operaciones realizadas por cuenta de terceros: ¿cómo se contabilizan las provisiones en hostelería?

En el sector de la Hostelería, puede darse la situación de que un hotel realice una reserva de habitación con anticipación y solicite al cliente una provisión de fondos para asegurar dicha reserva. En este caso, se debe contabilizar la provisión siguiendo los mismos pasos anteriormente mencionados.

Además, cuando se realicen gastos con esa provisión, éstos se deben contabilizar de forma separada y diferenciada de los gastos realizados con el dinero de la empresa.

Es importante tener en cuenta que las provisiones de fondos no deben confundirse con los anticipos que se puedan realizar al cliente o con los gastos suplidos, ya que son conceptos diferentes que tienen un tratamiento contable específico.

Plan General de Contabilidad y provisión de fondos

El Plan General de Contabilidad (PGC) establece las normas de contabilidad en España que deben ser aplicadas obligatoriamente por las empresas en sus estados financieros

Al solicitar una provisión de fondos para cubrir los gastos previsibles en relación a un caso o de honorarios, surge la pregunta de si es necesario facturarla. A diferencia de otros servicios profesionales, la facturación de una provisión de fondos no es obligatoria según la normativa actual.

Facturación de la provisión de fondos: ¿está sujeta a IVA o retención?

En cuanto a la tributación de la provisión de fondos, aunque no está sujeta a IVA, debe estar correctamente registrada en la contabilidad y en la facturación. Si el profesional que recibe la provisión es sujeto pasivo del impuesto, deberá declarar la cantidad recibida en su declaración trimestral.

Problemas comunes en la contabilización de una provisión de fondos

La contabilización de una provisión de fondos puede presentar algunos problemas si no se manejan adecuadamente. A continuación, se presentan los errores más comunes al crear una provisión de fondos, los problemas que pueden surgir en su contabilización y algunas recomendaciones para evitar errores contables:

Errores comunes al crear una provisión de fondos

• No definir de manera clara y precisa el objeto de la provisión de fondos.
• No calcular correctamente la cantidad requerida.
• Crear la provisión tardíamente, cuando ya se han incumplido plazos establecidos en el contrato.
• No establecer correctamente los conceptos a los que se refiere la provisión de fondos.
• Creación de la provisión de fondos de forma precipitada.

Problemas que pueden surgir en la contabilización de provisiones de fondos

• No distingir entre provisión de fondos, anticipos y gastos suplidos.
• No tener un control adecuado de las provisiones.
• No asignar correctamente la naturaleza de la provisión como pasivo o activo.
• No llevar a cabo el seguimiento correspondiente.
• No efectuar la cancelación de la provisión una vez finalizado el caso.
• No registrar correctamente los intereses generados por la provisión.