Requisitos para que una factura sea deducible
Todos los autónomos tienen que emitir facturas de todos los trabajos realizados durante su actividad. Pero existen requisitos para que una factura sea deducible.
Actualmente, la Agencia Tributaria cuenta con programas para detectar discrepancias. Simplemente cruzan distintas bases de datos e impuestos y derivan las incompatibilidades. Ante este contexto, los autónomos deben tener en cuenta una serie de criterios a la hora de separar los gastos deducibles de los no deducibles.
Los requisitos para deducir una factura en la liquidación trimestral o mensual de un autónomo son:
- Número de la factura y serie: nunca se pueden repetir los números de las facturas dentro del mismo ejercicio laboral.
- Fecha de la factura, tiene que tener correlación con el número, no pueden haber números posteriores con fecha anterior a las emitidas.
- Nombre de la empresa o autónomo que emite la correspondiente factura. También se debe incluir el número de identificación, NIF o CIF.
- Nombre de la empresa o persona a quien va emitida la factura, con su CIF o NIF correspondiente.
- El concepto del ejercicio, es decir, una breve descripción del servicio.
- Tipo de IVA aplicado al ejercicio.
- Desglose de la base del IVA y de la cuota del IVA.
- Fecha de realización de la operación, siempre y cuando sea distinta de la emisión de la factura.
- Señalar si la factura está exenta o no de IVA. Indicar el artículo de la ley por el que se ve afectada.
- Domicilio del autónomo y destinatario de la factura.
Todos estos parámetros son necesarios para evitar errores ante una inspección. Si la Agencia Tributaria decide emprender un control sobre las facturas, primero exigen el IVA soportado para comprobar que cumple todos los requisitos y no se han incluido gastos extra no correspondientes con el ejercicio profesional.
Requisitos para que el IVA de una factura sea deducible
Tal y como recoge el artículo 29.2 de la Ley General Tributaria, los empresarios y profesionales autónomos tienen la obligación de facturar a la Agencia Tributaria. También lo señala el artículo 164, apartado uno, número 3 de la LIVA, y el artículo 2.1 del Reglamento de Facturación Español.
Cuando una empresa recibe una factura, tique de compra, factura de la gasolina, etc., siempre intenta deducir todos los gastos posibles para recuperar el IVA anteriormente incluido en la factura. Pero hay que tener en cuenta que está práctica no siempre se puede realizar.
Para evitar errores en las inspecciones hay que tener en cuenta que lo primero que se exige son los libros de IVA y la validación de las facturas soportadas.

Gastos deducibles de las empresas
Las empresas y autónomos deben separar correctamente los gastos de su actividad de los gastos personales. No se pueden incluir los gastos personales, ya que se estaría cometiendo un fraude. Los gastos más relevantes que se suelen confundir e incluir en la facturación son: la gasolina, parking o peaje, daños del coche, etc.
Para que estos gastos se consideren deducibles, el vehículo debe formar parte del patrimonio de la empresa o del ejercicio del autónomo. Por está razón, debe constar como elemento de la contabilidad general del patrimonio empresarial. Además, el vehículo debe estar claramente relacionado con la actividad ejercida.
Si el vehículo pertenece a fines personales, los individuos deben tener en cuenta este dato en las facturas deducidas producidas en fechas inhábiles de la actividad, como son los fines de semana o en horarios fuera de la jornada laboral.
El IVA es otro impuesto habitualmente revisado por los controles de la Agencia Tributaria. El IVA de los gastos de viajes se puede deducir siempre y cuando tenga relación directa con la actividad económica de la empresa o del autónomo. De nuevo hay que separar las actividades lúdicas personales para evitar posibles discrepancias y sanciones.
Por otro lado, las empresas y autónomos deben tener la factura original del gasto. Este documento se puede emitir por la DUA (Documento Único Administrativo) en el caso de actividades fuera del territorio nacional. En el caso de las facturas simplificadas, antiguos tiques, debe aparecer el nombre de la empresa y su CIF correspondiente. Al igual que el desglose de la cuota y la base del IVA.
Los gastos deben aparecer recopilados en la contabilidad de la empresa y en el libro de registro de IVA. Todo lo que no aparezca no se puede incluir en los modelos eventuales del IVA. No obstante, existen una serie de gastos que no se pueden deducir, ya que la Agencia Tributaria no los considera deducibles. Estos gastos son: compras de lujo como joyas o alhajas, alimentos, bebidas, tabacos, actividades recreativas, espectáculos y la atención de terceras personas como son los servicios de cuidado infantil.
Problemas y Errores más comunes con las facturas
En general, los autónomos y empresas suelen cometer una serie de errores muy comunes, sobre todo, al principio del ejercicio.
- No se pueden presentar recibos a modo de facturas. La Agencia Tributaria para contabilizar el gastos necesita la factura original y no el recibo de la entidad bancaria. Es el caso de los recibos de teléfono, luz, agua, gasolina, etc.
- La Agencia Tributaria no acepta tickets o facturas simplificadas sin los datos originales del emisor. El nombre completo, NIF o CIF, dirección, descripción de la actividad, etc., son informaciones necesarias para que una factura pueda ser deducible.
- No son deducibles los albaranes o documentos de pedidos. De nuevo, la Agencia Tributaria solo ejerce el control correspondiente sobre las facturas.
- En el caso de los autónomos, los recibos son válidos si no se dispone de una factura original. Un sustitutivo perfecto cuando la factura se ha perdido o directamente no se emite.
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Es importante seguir estas indicaciones anteriores con un objetivo doble. Por un lado, con estos requisitos se evitan problemas con Hacienda, además se reduce el volumen de trabajo erróneo.
Sabemos que la lista de requisitos y criterios es larga, pero te evitará sanciones e irregularidades con la Agencia Tributaria. Si necesita asesoramiento personalizado no dudes en contactar con nosotros. En Asesoría Hidalgo estaremos encantados de ayudarte.